Jak vystavit a zaúčtovat fakturu

Vystavení

Faktury → Nová faktura. Vyberte druh dokladu, odběratele a data.

• Druh dokladu rozhoduje o číselné řadě i o zaúčtování. Vydaná faktura, dobropis, zálohová faktura a daňový doklad k přijaté platbě mají každý vlastní sérii, aby dobropis nedostal stejný variabilní symbol jako opravovaná faktura.
• Partnera buď vyberete, nebo založíte. IČO umí systém dotáhnout z ARES.
• Položky nesou účty pro zaúčtování. Nevyplněné se doplní z výchozích (601000 pro výnos, 501000 pro náklad) — u přijaté faktury na majetek nebo zásoby to ale nechcete, tam zadejte 04x nebo 1xx.

Částky i množství se zadávají v korunách a systém je uvnitř drží v haléřích. Desetinná čárka i tečka platí obě, takže „1,5" je opravdu půldruhé. Součet řádku se zaokrouhluje matematicky (§ 37 odst. 1 ZDPH), ne ořezáním: 1,15 × 123,45 je 141,97 Kč.

Vyberete-li šablonu, datum a měna z formuláře mají přednost před tím, co má uložená šablona.

Číslo dostane faktura až po validaci. Dřívější přidělení dělalo v řadě mezery, když se uložení nepovedlo.

Zaúčtování

Faktura se do deníku nedostane sama. Na detailu faktury je tlačítko Zaúčtovat, které sestaví zápis:

• vydaná faktura — 311 / 601 (u plátce navíc 311 / 343),
• přijatá faktura — 501 / 321 podle účtů na položkách,
• dobropis — obrácené strany,
• zálohová faktura — neúčtuje se vůbec (§ 11 zákona o účetnictví).

Při zaúčtování se vyrenderuje PDF do archivu, spočítá se jeho SHA-256 a doklad se uzamkne. Od té chvíle ho nejde upravit — stažení i odeslání sahá po archivu, takže se doklad zpětně nezmění ani po přejmenování odběratele.

Odeslání

Odeslat e-mailem na detailu konceptu otevře políčko s adresou a pošle PDF partnerovi. Odeslání se zapíše do logu e-mailů a doklad přejde do stavu Odesláno.

Oprava

Zaúčtovaný doklad se needituje. Podle stavu máte dvě cesty:

• Nezaplacená faktura — tlačítko Stornovat otočí i účetní zápis. Číslo zůstává obsazené, protože účetní záznam se nemaže (§ 35 odst. 3 ZoÚ).
• Uhrazená faktura — jen dobropisem. Vytvoří opravný doklad s obrácenými stranami zápisu. Vrácení peněz je pak odchozí platba.

Zálohy

Zálohovou fakturu vystavíte přes Druh dokladu → Zálohová faktura. Neúčtuje se; platba na ni jde na účet záloh (221/324 u přijaté zálohy, 314/221 u poskytnuté). Konečná faktura si zálohu drží a tlačítko Zúčtovat zálohu zaúčtuje 324 / 311 nejvýš do výše faktury. Přeplatek zůstane na 324 a vrací se platbou.