Partneři, ARES a mazání údajů
Proč se partner s doklady nedá smazat a co se z ARES aktualizuje.
Založení partnera
Partneři → Nový partner. Po zadání IČO systém dotáhne název a adresu z ARES. Aktualizace z ARES je tlačítko na detailu partnera.
České IČO musí mít osm číslic a sedící kontrolní číslici — stejné pravidlo platí
i pro vaši vlastní firmu v nastavení. U zahraničního partnera (země jiná než
CZ) se do stejného pole zapisuje národní identifikátor, třeba německé
HRB12345; kontrolní číslice se na něj neuplatní.
Číslo účtu se ukládá ve tvaru [předčíslí-]číslo/kód banky nebo jako IBAN —
jinak by na faktuře nebylo kam zaplatit.
Co nejde změnit
IČO partnera, který má doklady, nelze změnit. Jméno a adresu ano — firma se může přejmenovat nebo přestěhovat — ale IČO identifikuje subjekt na už vystavených dokladech.
Doklady se tím zpětně nezmění: při zaúčtování se PDF archivuje a stažení sahá po archivu, ne po novém renderu (§ 35 ZoÚ, § 34 ZDPH).
Mazání a GDPR
Partner s doklady se nikdy neanonymizuje, jen deaktivuje. Deaktivovaný partner zmizí z nabídek, ale zůstane na dokladech.
Důvody:
- Jméno, IČO a adresa odběratele jsou náležitostí dokladu (§ 11 ZoÚ).
- Doklad se uchovává 5 let (§ 31 ZoÚ).
- Právnická osoba nemá právo na výmaz podle GDPR — nařízení chrání fyzické osoby.
Anonymizace projde jen u partnera, který nemá žádný doklad.